A.
Perencanaan sistem informasi
Perencanaan sistem informasi yang
diterjemahkan dari information system planning (ISP) untuk menceritakan
bagaimana menerpkan pengetahuan tentang sistem informasi ke dalam organisasi.
Memang benar, untuk dapat maju dan bersaing, organiasi harus berkembang sesuai
dengan teknologi dan teri organisas iyang modern. Akan tetapi, in tidak mengartikan
bahwa sistem informasi dan teknologi informasi yang ada adalah kaku adanya.
Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh
karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien, diperlukan
perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesai denga keinginan dan
nilai masing-masing organisasi.
Untuk memahami bagaimana
merencanakan sistem informasi yang tepat dan sesuai dengan organisasi
masing-masing, berikut ini akan dibahas bagaimana informasi itu mengalir dari
satu tempat ke tempat yang lain, bagaimana merencanakan sistem informasi secara
keseluruhan, serta bagaimana merencanakan sistme informasi secara per bagian.
Perlu diingat, perubahan sistemm, bai besar maupun kecil, selalu akan melalui
tingkatan-tingkatan sebagai berikut:
|
Tingkat I
|
ide,
mengetahui perlu adanya perubahan.
|
|
Tingkat II
|
desain,
merancang cara pemecahannya.
|
|
Tingkat III
|
pelaksanaan,
menerpakan desain ke dalam sistem.
|
|
Tingkat IV
|
kontrol,
memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai denga desain.
|
|
Tingkat V
|
evaluasi,
memeriksa perbahan yang terjadi seesuai dengan tujuan semula.
|
|
Tingkat VI
|
tindak
lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
|
Oleh
karena itu, bahan perencanaan sistem informasi yang akan dibahas berkisar pada
keempat tingkatan ini, yaitu:
IDE
> DESAIN > PELAKSANAAN > EVALUASI
Keempat tingkatan ini juga telah
menjadi kunci yang digukanakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara
menyeluruh maupun per bagian. Sebagai contoh, di dalam perubahan sistem yan
membutuhkan empat itngkatan IDPE (ide, desain, pelaksanaan, evaluasi) dibutuhkan pula epat tingkatan IDPE lainnya
yang mempunyai arti yang lebih kecil. Oran yang mengadapts itau melaksanakan teori
yang ada, biasanya tidak mendapat salah konsep karena malah dan ruang lingkp
yang dihadapi sudah terpampang jelas di hadapannya. Sebaliknya, oran yang hanya
ingin tahu dan sekedar belajar akan sedikit kesulitan karena teori yang mucul
dari banyak orang itu mengkhususkan pandangannya pada salah satu sudut,
walaupun menjelaskan teori degan cara IDPE-nya masing-masing.[1]
B.
penyusunan program (SDM, dana, hardware, software, dan brainware.
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk
interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM)
dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin
yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam
aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem
pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan
terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise
resource planning (ERP).
Secara
keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari
aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat
universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui
satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya
dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi
ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Hardware yang
dalam Bahasa Indonesianya "Perangkat Keras" adalah salah satu
komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba
secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung
proses komputerisasi. contohnya Harddisk, VGA, RAM, Processor dll.
Perangkat
Hardware terdiri atas 3 jenis, yaitu:
a.
Perangkat
masukan (Input device) Perangkat masukan berfungsi untuk memasukkan data, baik
berupa teks, foto, maupun gambar ke dalam komputer. Contoh perangkat input
misalnya keyboard, mouse, light-pen, scanner, dan sebagainya.
b.
Perangkat
keluaran (Output device) perangkat keluaran dipergunakan untuk menampung dan
menghasilkan data yang dikeluarkan, misalnya monitor dan printer.
c.
Perangkat
pengolah data (Processor) Perangkat pengolah data dipergunakan untuk mengolah
data. Pengolah data meliputi unit pengolah pusat (CPU/Central Processing Unit)
dan juga mikroprosesor.
Sedangkan
software adalah nama lain dari Perangkat Lunak yang artinya sebuah kode program
yang disusun sedemikian rupa secara sistematis untuk mencapai suatu tujuan atau
penjelasan secara singkat software adalah yang sifatnya ditidak dapat diiraba
hanya dapat berinteraki antar user dan program komputer.
Adapun
arti brainware adalah setiap orang yang terlibat dalam kegiatan pemanfaatan
komputer atau sistem pengolahan data. Brainware juga dapat diartikan sebagai
perangkat intelektual yang mengoperasikan dan mengeksplorasi kemampuan dari
hardware komputer maupun software komputer. Tanpa adanya brainware ini mustahil
hardware dan software yang canggih sekalipun dapat dimanfaatkan secara
maksimal.
Berikut
ini merupakan hubungan Hardware, Software dan Brainware dalam kasus Shuttle
Express;
1.
Sejarah
Shuttle Express
Shuttle Express
didirikan pada tahun 1979, bermula dari keinginan manajemen San Juan Airlines
untuk menyediakan jasa transpotasi darat yang mengedepankan Keselamatan,
Pelayanan dan Kehandalan (Safety, Service and Reliability). San Juan Airlines
adalah perusahaan penerbangan komuter tertua yang dikenal sebagai perusahaan
penerbangan yang paling handal dan aman. Berbekal reputasi dari San Juan
Airlines dan hasil studi mengenai transportasi darat di AS saat itu, maka
Shuttle Express didirikan dengan mengadopsi budaya keselamatan (safety) serta
profesional dari San Juan Air. Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan (safety,
service and reliability ) merupakan moto Shuttle Express yang menjadi dasar
dalam pelaksanaan operasi bisnisnya. Moto ini membawa pengaruh terhadap pilihan
strategi bisnis dari Shuttle Express dari tahun ke tahun.
Di sisi
keselamatan Shuttle Express menekankan pada kelengkapan peralatan keselamatan
dari armadanya, dan para pengemudinya selalu diwajibkan untuk mengemudi dengan
aman dan selamat (defensive driving). Shuttle Express sangat memperhatikan
pelayanan kepada pelanggan. Untuk memenangkan persaingan dengan perusahaan
sejenis, Shuttle Express selalu memperhatikan hal-hal yang mendasar dan
sederhana seperti mobil selalu dalam keadaan bersih, pegawai berseragam
lengkap, membuka pintu, membawakan bagasi penumpang dan detail
perhatian-perhatian lainnya dari pengemudi dan staff perusahaan kepada
pelanggannya. Kehandalan dicapai dengan memperhatikan ketepatan waktu, skedul
pengemudi, jadwal perjalanan dan ketepatan dalam memenuhi permintaan pelanggan.
Untuk mendeliver tujuan-tujuan diatas, Shuttle Express terus memperbaiki proses
dan sistem bisnisnya.
Pertumbuhan
perusahaan dari sisi jumlah armada, pegawai, dan pelanggan dikombinasikan
dengan perubahan-perubahan lingkungan eksternal mengakibatkan proses dan sistem
bisnis yang tadinya sangat mendukung, sejalan dengan pertumbuhan berubah
menjadi kendala bagi perusahaan untuk berkembang. Manajemen Shuttle Express
menyadari hal ini, Salah satu enabler yang mereka gunakan untuk mengantisipasai
perubahan-perubahan dan tetap mencapai tujuan-tujuan perusahaan adalah melalui
penerapan teknologi informasi. Dengan penerapan teknologi yang tepat kemampuan
Shuttle Express untuk menangkap peluang pasar dengan efektif dan menguntungkan
semakin besar.
Tantangan yang
dihadapi oleh Shuttle Express di tahun 1994 adalah bagaimana meningkatkan
kecepatan dan ketepatan dalam proses penerimaan order, penjadwalan dan
pengelolaan data base. Penerapan strategi TI pada masa itu disajikan dalam
matrik sistem informasi di bawah ini. Dari tabel tersebut terlihat bahwa
pemanfaatan teknologi informasi di tahun 1995 masih terbatas pada PC yang
didukung oleh aplikasi pengolahan data base. Di tahun tersebut, infrastrktur TI
seperti ini sudah mampu mengkomodasi kebutuhan perusahaan untuk tetap
beroperasi secara effisien dan efektif.
2.
Matrik
Sistem Informasi Shuttle Express di tahun 1995
Sejak sistem
informasi tersebut dilaksanakan Shuttle Express telah berhasil menangani lebih
dari 695.000 pesanan. 75 armada Shuttle Express membawa lebih dari 7.500
pelanggan setiap harinya dari dan menuju bandara. Rute perjalanan yang biasanya
ditempuh dalam 8 jam kini dapat ditempuh dengan waktu yang jauh lebih singkat
yaitu 3 jam. Jumlah karyawan pun lebih effisien, misalnya dispatcher yang
semula berjumlah 3 dispatcher per shift, kini cukup 2 dispacther di pagi hari
dan 1 dispacther di siang hari. Keuntungan lainnya dari penerapan sistem
informasi tersebut diantaranya ketepatan waktu dan ketapatan dalam memenuhi
permintaan pelanggan jauh meningkat, dibandingkan dengan masa-masa dimana
perusahaan menerapkan papan magnet dan sistem reservasi manual. Pada tahun
2008, Shuttle Express telah berhasil meningkatkan jumlah pelanggan yang dapat
dilayaninya menjadi 714.000.
Hal lain yang
perlu diperhatikan adalah kemampuan Shuttle Express untuk tetap menetapkan
harga yang wajar dari pelayanan armada shuttlenya. Hal ini menunjukkan bahwa
Shuttle Express telah berhasil memilih teknologi yang tepat dan investasi yang
ditanamkan mampu ditutupi dengan bertambahnya revenue karena kemampuan dari
Shuttle Express untuk melayani penumpang yang semakin membesar. Fakta-fakta
diatas tersebut menunjukkan bahwa penerapan teknologi sistem informasi yang
tepat mampu mendukung pertumbuhan bisnis dan kemampuan bersaing dari Shuttle
Express.
Penerapan
teknologi informasi oleh Shuttle Express di tahun 1995 tidak terlepas dari
bagaimana perusahaan mengantisipasi perubahan-perubahan yang terjadi di dalam
di luar lingkungan bisnisnya. Tujuan bisnis dari perusahaan berusaha dicapai
dalam kerangka moto yang mereka miliki yaitu Safety, Service dan Reliability
(Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan). Setiap upaya yang mereka lakukan guna
mengantisipasi pertumbuhan dan perubahan, serta mencapai tujuan bisnis tidak
pernah terlepas dari bagaimana upayaupaya tersebut mampu meningkatkan
Keselamatan, Pelayanan dan Kehandalan dari sistem dan operasional perusahaan.
3.
SI
dan Matrik SI Shuttle Express Tahun 2013
Di dalam dunia
bisnis tidak ada yang kekal kecuali perubahan. Demikian halnya dengan bisnis
dari Shuttle Express. Inovasi teknologi informasi dari Suttle Express terus
berlanjut seiring perkembangan teknologi baru, tantangan dan peluang yang
dihadapi dalam operasi bisnis sehari-hari. Setelah 19 tahun berlalu, kini
Shuttle Express beroperasi dengan cara dan sistem yang jauh berbeda. Banyak
teknologi yang sebelumnya tidak pernah diterapkan kini menjadi hal yang umum.
Beberapa teknologi baru yang diadopsi Shuttle Express diantaranya:
a.
E-commerce
dan Internet reservation
b.
ALERT
system
c.
Data
Back Up System
d.
HWeb
Mobile Data Terminal
e.
GPS
Fleet Tracking
4.
Matriks
sistem informasi dari Shuttle Express di tahun 2012
Shuttle Express
adalah perusahaan yang dinamis dan adaftif dalam mengadopsi teknologi baru
untuk memecahkan permasalahan bisnis di dalam operasinya.
5.
Matrik
Sistem Informasi Shuttle Express di tahun 2013
a.
E-commerce
dan Internet Reservation
Saat ini
tingkat kepemilikan komputer dan smartphone semakain merata. Pelanggan
dimanjakan dengan kebebasan dan fleksibilitas untuk melakukan reservasi dan
pembelian dimanapun mereka berada sejauh mereka terhubung dengan internet. Bagi
perusahaan keberadaan internet telah menghilangkan kendala dan keterbatasan
geografis dan waktu. Internet memungkinkan perusahaan untuk memperluas
jangkauan pasarnya dengan biaya relatif murah.
Shuttle Express
telah menerapkan sistem reservasi yang dibundle dengan pembayaran online
menggunakan kredit card. Untuk menjamin keamanan jaringan akses pelanggan
diproteksi dengan secure SSL connection. Dengan sistem reservasi ini, pelanggan
dapat melakukan reservasi kapan saja dan dari mana saja di seluruh dunia dengan
aman dan nyaman. Melalui akses internet pula, para pelanggan dapat melakukan
pemesanan jasa dan produk berikut:
1.
Share
Ride and exclusive van service
2.
Town
Car-Limo service
3.
Cruise
transfers
4.
Convention
transfers
5.
Wine
tasting - Special Event: Saint Nicks Open House Dec 1-2
6.
Seattle
sightseeing tours and charters
b.
ALERT
system
Sistem ALERT
merupakan aplikasi yang digunakan oleh Shutle Express untuk mendukung proses
reservasi, dispatching, penagihan dan pelaporan (reporting). Dengan adanya
sistem ini Shuttle Express dapat beroperasi lebih cepat, akurat, handal dan
nyaman bagi pelanggan dan karyawannya. Dalam alert sistem trdapat sistem
reservasi dan sistem dispatching.
Sistem
Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk
memproses pesanan pelanggan dengan cepat dan tepat. Data yang diinput selama
proses reservasi akan disimpan di dalam data base.
Sistem
Dispaching merupakan kelanjutan dari proses reservasi. Data reservasi akan
digunakan oleh sistem dispacher untuk mengalokasikan dan mendistribusikan
pemesanan kepada unit armada dan pengemudi. Sistem akan menghitung secara
otomatis dengan algoritma transportasi untuk mendapatkan jadwal dan pembagian
rute yang paling effisien. Dengan adanya sistem ini proses pembagian rute dan
penjadwalan menjadi lebih cepat dan akurat. Kesalahan-kesalahan yang kerapkali
timbul karena menggunakan manual proses dapat diminimalkan.
c.
Data
Back Up System
Data Back Up
system bertujuan untuk menyimpan data-data penting yang dibutuhkan oleh Shuttle
Express. Back up data akan digunakan jika data utama yang digunakan disistem
mengalami kerusahan (corupt). Kerusakan data dalam sistem yang sudah
terkomputerisasi dapat melumpuhkan aktifitas bisnis dari perusahaan, dengan
adanya back up system tersebut Shuttle Express memiliki Business Continuity
Plan (BCP), sehingga pada situasi apapun pelayanan kepada pelanggan tidak akan
terhenti.
d.
Web
Mobile Data Terminal
Mobile Data
Terminal (MDT) digunakan oleh pengemudi untuk menerima pesan, memonitor jadwal
dan reservasi, melakukan transaksi pembayaran dan rekonsiliasinya serta
berbagai aktifitas lain yang dilakukan oleh pengemudi. Penerapan dari MDT
memerlukan sosialisai yang sangat terstruktur dan efektif, agar para pengemudi
dapat memanfaatkan fungsi-fungsi yang tersedia dengan baik dan berdaya guna.
Beberapa fitur
yang terdapat dalam MDT adalah:
1.
GPS
Integration
2.
Reservation
Detail Displa
3.
2-Way
Messaging
4.
Quick
Respond Capable
5.
Credit
Card Capture
6.
Bar
Code Scan Capable
7.
Driver
Self-Reconciliation
8.
Thermal
Printer
e.
GPS
Fleet Tracking
Teknologi GPS
pada awalnya adalah teknologi yang dimiliki oleh militer di Amerika Serikat.
Kini teknologi ini tersedia dan dapat digunakan untuk kepentingan bisnis dan
umum. Teknologi GPS sangat mendukung operasi banyak perusahaan logistik dan
transportasi. Dengan adanya teknologi ini kantor pusat dapat memonitor posisi,
arah dan keceptan kendaraaan secara real time. Teknologi GPS memanfaatkan
kemampuan satelit untuk mendeteksi arah, kecepatan dan posisi dari kendaraan.
Data yang diperoleh oleh satelit akan ditransmisikan melalui jaringan telpon
atau jaringan komunikasi lainnya yang tersedia.
Manfaat
teknologi GPS bagi Shuttle Express diantaranya adalah:
1.
Kantor
pusat dapat memonitor keberadaan dan posisi dari armada yang dimilikinya,
sehingga reservasi baru dapat dialoksikan dengan cepat dan tepat kepada armada
yang terdekat.
2.
GPS
dapat digunakan sebagai alat untuk memonitor dan mengevaluasi disiplin
pengemudi dalam hal kepatuhan terhadap misalnya kecepatan maksimum berkendara.
Hal ini sangat mendukung implementasi dari moto Shuttle Express terkait Safety
(Keselamatan).
3.
GPS
juga memungkinkan departemen pelayanan pelanggan untuk memberikan informasi
yang akurat terkait keberadaan dan perkiraan kedatangan kendaraan kepada para
pelanggannya.
Jika kita
menggunakan klasifikasi sistem informasi yang dikemukan oleh O’Brien (2005),
maka sistem informasi yang diaplikasikan oleh Shuttle Express pada tahun 2013
ini terdiri dari:
1.
Operations
Support System
a.
Specilaized
Processing system:
1)
Expert
system: memberikan rekomendasi penjadwalan yang effisien
2)
Strategic
information system: database perilaku konsumen
3)
Functional
business system: database karyawan dan payroll
b.
Transaction
Processing System: sistem reservasi dan billing
c.
Process
Control System: GPS Fleet Tracking
d.
Enterprise
Collaboration System: system reservasi, dispatcher dan MDT yang terintegrasi
2.
Management
Support System
a.
Management
informations system: Laporan-laporan operasional
b.
Decision
Support System: Laporan keberadan dan availability dari kendaraan dan pengemudi
secara real time
c.
Executive
Informations system: Data-data pelanggan dan perilakunya diolah dan disimpan di
dalam server, dan digunakan oleh top manajemen dalam membuat strategi
pemasaran.
d.
Specialized
Processing system: expert system yang memberikan rekomendasi rute tercepat
berdasarkan teknologi GPS dan data historis yang diinput ke dalam data base
sistem pakar.
